Ziekteverzuim is een onvermijdelijke uitdaging voor werkgevers. Het kan flinke kosten met zich meebrengen en invloed hebben op de productiviteit en teamdynamiek. Een goed opgesteld verzuimbeleid is daarom essentieel. Hiermee voorkom je misverstanden, voldoe je aan wettelijke verplichtingen en bied je werknemers de ondersteuning die ze nodig hebben. In deze blog lees je waarom een verzuimbeleid belangrijk is, hoe je dit opstelt en hoe het samenhangt met de salarisadministratie.
Waarom is een verzuimbeleid belangrijk?
Een duidelijk verzuimbeleid biedt voordelen voor zowel de werkgever als de werknemer:
Transparantie: Werknemers weten wat er van hen verwacht wordt bij ziekte, zoals het tijdig melden van verzuim.
Consistentie: Het beleid zorgt ervoor dat alle medewerkers gelijk behandeld worden.
Kostenbesparing: Door helderheid te scheppen over re-integratie en preventie, kun je langdurig verzuim en de bijbehorende kosten beperken.
Wettelijke naleving: Als werkgever ben je verplicht om een beleid te voeren dat aansluit bij de Wet verbetering poortwachter.
Wat moet er in een verzuimbeleid staan?
Een goed verzuimbeleid bevat duidelijke richtlijnen en afspraken. Denk aan:
Procedure bij ziekte:
- Hoe en wanneer een werknemer zich ziek moet melden.
- Wie de ziekmelding ontvangt (bijvoorbeeld de leidinggevende of HR).
Re-integratie:
- Afspraken over terugkeer naar werk, zoals aangepast werk of werktijden.
- Rollen van de bedrijfsarts, casemanager en leidinggevende.
Preventie:
- Acties om ziekteverzuim te voorkomen, zoals gezondheidstrainingen of ergonomisch advies.
- Signalering van frequent kort verzuim.
Vergoeding en salarisbetaling:
- Hoe lang een werknemer recht heeft op doorbetaling van loon.
- Hoe ziektekosten worden verwerkt in de loonadministratie.
Hoe hangt verzuim samen met salarisadministratie?
Bij ziekteverzuim spelen er belangrijke financiële en administratieve taken. Dit maakt de rol van salarisadministrateurs cruciaal. Zij zorgen ervoor dat:
Loonbetaling correct verloopt: Tijdens ziekte heeft een werknemer vaak recht op 70% van het loon, met een minimum van het wettelijk minimumloon. De salarisadministratie berekent dit nauwkeurig en houdt rekening met cao-afspraken.
Wet- en regelgeving wordt nageleefd: De salarisadministrateur verwerkt ziekteverzuim correct volgens de Wet verbetering poortwachter en andere relevante wetten.
Ziektekosten zichtbaar zijn: Op de loonstrook moet duidelijk staan welk bedrag wordt doorbetaald bij ziekte en welke inhoudingen er gelden.
Re-integratiekosten worden geboekt: Denk aan kosten voor een bedrijfsarts of een re-integratiebureau.
Een goede salarisadministratie is dus onmisbaar om ziekteverzuim zowel praktisch als financieel in goede banen te leiden. Altijd direct contact met een salarisadministrateur zonder deze zelf in dienst te hebben? Dan is het uitbesteden van salarisadministratie wellicht een optie!
Tips voor het opstellen van een verzuimbeleid
Een sterk verzuimbeleid vraagt om maatwerk. Hier zijn enkele tips om mee aan de slag te gaan:
Betrek experts: Schakel een HR-specialist of arbodienst in om je beleid op te stellen of te toetsen.
Communiceer helder: Zorg dat het beleid beschikbaar is voor alle werknemers, bijvoorbeeld in een personeelshandboek.
Evalueer regelmatig: Veranderende wetgeving en bedrijfssituaties maken het belangrijk om je beleid jaarlijks te herzien.
Het belang van preventie
Naast een goede administratie en re-integratie speelt preventie een sleutelrol. Door in te zetten op een gezonde werkcultuur, kun je ziekteverzuim verminderen. Enkele ideeën:
Werkplekoptimalisatie: Zorg voor ergonomische bureaustoelen en voldoende pauzes.
Gezondheidsprogramma’s: Stimuleer bewegen, gezonde voeding en stressmanagement.
Open communicatie: Bespreek regelmatig hoe het met werknemers gaat en bied ondersteuning bij stress of persoonlijke problemen.
Conclusie
Een duidelijk verzuimbeleid is essentieel voor een soepel werkproces, kostenbesparing en het welzijn van werknemers. Door aandacht te besteden aan preventie, re-integratie en correcte salarisadministratie, voldoe je niet alleen aan je wettelijke verplichtingen, maar creëer je ook een prettige werkplek.
Wil je meer weten over hoe je ziekteverzuim en salarissen efficiënt kunt beheren? Een goede salarisadministratie speelt hierin een sleutelrol en voorkomt fouten die je tijd en geld kunnen kosten.
